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关于内部统制系统的基本想法·整顿状况Internal Control System

1.确保董事及职员职务的执行符合法令及章程的体制

  • 董事会制定《董事会规程》,根据董事会决议事项标准,决定公司的整体业务执行。
  • 为了完善和加强我们的合规体系,我们成立了由总裁担任主席的合规委员会,每月定期举行会议。

    合规委员会决定制定一套体系(合规计划),以确保合规在公司内部牢固建立,公司正在努力确保该体系众所周知且彻底,并跟踪合规状况该计划的通过。此外,必要时向董事会提出报告和建议。我们将在每个部门任命一名合规官,并努力确保部门级别的合规计划。同时,所有高管和员工(日本)将被要求审查“企业道德与合规性”、“内幕交易”、“企业社会责任”、“性骚扰”、“工作场所骚扰”和“个人信息保护和安全”。信息安全。”我们正在开展“知识产权(版权、商业秘密、商标、商号)”等主题的电子学习。
  • 作为合规计划的一个要素,我们制定了“公共利益举报人保护规定”,这是一种内部通报制度。
  • 监查部定期实施内部监查,将其结果报告给经营层及监查等委员会,同时将其结果反馈给被监查部门,对有必要纠正的问题进行指导,彻底贯彻管理体制。
  • 对于反社会势力、团体,包括交易关系在内,不能有任何关系。对于那些不正当的要求,我们将根据法令及公司内部规程等,以坚决的态度有组织地进行应对。
  • 在反腐败方面,除了与反社会势力断绝联系外,我们还致力于“遵守法律法规的公平商业活动”、“合法合规、质量安全、环境保护、信息安全、健康安全、 2009 年 9 月制定的IRISO集团员工行为宪章明确规定了以下原则:“考虑采购交易”和“在全球商业活动中遵守国际规则和当地法律”。 ”

2.关于董事职务执行信息的保存及管理的体制

  • 在《请示规程》、《文件管理规程》中规定了请示事项及文件的保存期限,董事会会议记录由董事盖章后保存、保管。另外,其他的文件根据其保存媒体,以适当且确实可检索的状态进行记录、保存、管理。
  • 为了完善机密信息的管理,制定了“信息安全规程”。根据本规程,努力确立并贯彻机密信息管理体制。
  • 有关董事职务执行的信息的制作、保存、管理状况是监察等委员会的监察对象。

3.关于损失危险管理的规程及其他体制

  • 对于给本公司经营带来严重影响的风险项目,在管理部门起草的基础上,由董事会决议,并记载于有价证券报告书中公开。
  • 根据“风险管理规程”,实施风险评估,建立了将风险项目显现时的负面影响控制在最小限度的应对体制。
  • 作为各部门负责人的执行董事及职员,把握本部门内在的风险,在分析・评价的基础上实施适当的对策,定期对其效果进行评估。
  • 为应对自然灾害、重大火灾、恐怖活动等紧急事态,制定了“BCP事业持续计划规程”,建立了将事业中断控制在最小限度的体制。
  • 通过导入ERP系统,在提高业务效率的同时,提高信息安全水平,努力避免信息泄露等风险。

4.确保董事职务有效执行的体制

  • 从分离经营和执行业务以及明确责任和权限的观点出发,2001年5月引进了执行董事制度。截止到2024年6月25日,执行董事共12名 (其中4名兼任董事),董事会采取的体制是将业务执行的监督这一本来的功能特化,董事长兼社长以下的执行董事执行自己的职务。
  • 兼任董事的执行董事的担当范围由董事会决定,涵盖营业、制造、技术、品质、管理和本公司的全部业务。为了对各执行董事的职务执行进行管理,每月召开执行董事会,对每月的业绩进行管理,并将结果向董事会报告。

5.确保本公司及子公司组成的企业集团业务适当的体制

  • 根据“关联公司管理规程”,制造关联公司以制造本部为主管部门,销售关联公司以营业统括本部为主管部门,对日常业务进行支援和管理。
  • 经理部及人事、总务部分别负责相关公司的职能,对整个集团进行管理。
  • 关联公司经营统括室与主管部门及所管部门合作,对关联公司的经营进行统括管理。

6.监查等委员会要求设置应辅助其职务的职员时有关该职员的体制及该职员从董事中独立性的事项;

  • 为了辅助监查等委员会的职务,设置了监查等委员会支援室,并配备了1名工作人员。
  • 监查等委员会支援室的工作人员不接受不是监查等委员的董事的指挥命令,服从监查等委员会的指挥命令。另外,人事变动、考核等要在监查等委员会的同意下进行,以确保与执行部门的独立性和监查等委员会对监查等委员会支援室工作人员的指示的实效性。

7.董事及职员向监查等委员会报告的体制及其他有关向监查等委员会报告的体制

  • 执行业务的董事、执行董事及职员应监察等委员会的要求报告公司的业务执行情况。
  • 监查等委员出席董事会、董事会及其他重要会议,并定期与会计审计人会面,交换意见及信息。
  • 完善了本公司及子公司的董事及员工向监查等委员会进行报告的体制。另外,不会以该报告为理由进行不利处理。

8.确保监查等委员会的监查有效进行的体制

  • 监查等委员会与负责内部监查的监查部保持合作,必要时要求内部监查部门进行调查,同时监查部对监查等委员会的监查进行辅助。
  • 监查等委员会与代表取缔役社长定期举行会议,就重要课题等进行协商。
  • 监查等委员执行职务所需的费用,事先已适当列入预算。但是,对于紧急或临时发生的监查等委员执行职务所需的费用,会及时预付或偿还。